摘要：在商务流程中，发货单不仅是物流交接的凭证，更是企业内部信息管理的重要载体。某些场景下，需要在单据上添加操作提示、填写规范或内部标识等文字说明，但这些信息仅用于屏幕显示，实际...
在商务流程中，发货单不仅是物流交接的凭证，更是企业内部信息管理的重要载体。某些场景下，需要在单据上添加操作提示、填写规范或内部标识等文字说明，但这些信息仅用于屏幕显示，实际打印时需保持单据的简洁性。这种“可见不可印”的文本框功能，成为提升操作效率与保持单据专业性的平衡点。
办公软件中的实现技巧
Microsoft Word和Excel作为常见的单据制作工具，可通过文本框属性调整实现该需求。在Word文档中插入文本框后，右键选择“设置形状格式”，将线条颜色设为“无轮廓”、填充颜色设为“无填充”，此时文本框在编辑界面可见但不会被打印输出。这种方法适用于需要临时标注填写规则的场景，例如在地址栏旁添加“省市县三级必填”的提示。
Excel用户可通过分页预览模式实现类似效果。在“视图”选项卡选择“分页预览”后，非打印区域自动显示为灰色背景，此时在灰色区域插入的文本框或批注内容，既不影响表格主体结构，又能在电子版中保留指导信息。对于需要长期固定的说明文字，建议结合单元格保护功能，将文本框设置为“锁定”状态避免误删。
专业ERP系统的配置逻辑
在泛普软件、金蝶等ERP系统中，通过动态字段与打印模板的双层设计实现该功能。以发货通知单为例，在套打设计器中添加文本框后，进入字段属性设置界面，勾选“仅屏幕显示”选项。某制造企业曾通过该功能，在发货单底部嵌入质检员手写签名区的定位标记，既规范了纸质单据填写区域，又避免了标记干扰打印效果。
部分系统支持通过CSS样式控制元素可见性。在自定义模板时，为说明文本框添加“@media print{display:none;}”的打印隐藏代码，可实现网页预览与物理打印的差异呈现。这种技术方案在Zoho Books等云端系统中应用广泛，用户在线编辑时能看到库存预警提示，打印后单据仅保留核心业务数据。
物流管理软件的特殊处理
快递打单软件通常提供隐私信息加密与备注栏分离设计。例如在“我打”系统中，编辑快递模板时创建两个文本框区域：主内容区绑定收发货信息自动打印，辅助说明区填写分拣编码规则。通过勾选“非打印元素”选项，分拣规则仅在电子留存联显示，规避了纸质面单的信息过载问题。
对于使用第三方云打印服务的企业，可通过API参数控制元素输出。调用打印接口时，在JSON请求体中为说明文本框添加“printable:false”属性值，确保这些元素仅出现在电子预览界面。某跨境电商平台采用该方案，在退货地址栏旁嵌入地理坐标二维码，既方便仓库扫码定位，又避免无效信息外泄。
混合型解决方案的应用
部分企业采用Office与ERP结合的混合方案。例如将Excel表格嵌入金蝶K3系统，利用VBA脚本控制文本框显隐状态。当用户点击“打印”按钮时，脚本自动遍历所有图形对象，将Tag属性为“NoPrint”的文本框透明度调整为100%。这种方案兼顾了灵活性与系统性，特别适合过渡期企业的数字化改造。
在跨平台场景中，PDF中间件技术展现出独特优势。使用iText等库生成PDF时，可为说明文本添加“/OC”图层属性，设置该图层为“仅屏幕显示”。当物流公司使用特定阅读器查看电子单据时，能看见包装注意事项等提示信息，而通用PDF阅读器打印时自动过滤这些图层。
